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Region of Peel

Par Microsoft le mars 28, 2017

Archivé sous Gouvernement

Des municipalités canadiennes modernisent leurs TI afin d’accroître leur productivité et ainsi mieux servir leurs citoyens

L’administration municipale de la région de Peel, dans le sud de l’Ontario, au Canada, fonctionnait à l’aide d’un système de courriel désuet. Les inquiétudes concernant la sécurité, la convivialité et les pannes d’électricité affectaient la capacité du gouvernement à bien servir le public. Pour surmonter ces obstacles, la municipalité est passée à Microsoft Office 365. Les employés sont maintenant plus productifs, les courriels sont plus fiables et les électeurs ont davantage confiance en un gouvernement qui travaille efficacement.

Technologie désuète

Les 5 000 employés de l’administration de la région de Peel travaillent pour trois municipalités, soit Brampton, Mississauga et Caledon, et leurs 1,3 million de citoyens. Cette administration est bien connue pour ses services sociaux étendus, ses autoroutes, l’aéroport international de Toronto, ses installations de santé publique ainsi que ses infrastructures en bon état.

Malgré sa large assiette fiscale, la région de Peel, comme la plupart des administrations municipales, est limitée par les budgets et la bureaucratie, et la mise en œuvre d’initiatives de TI peut prendre beaucoup de temps. Cependant, en 2014, l’organisation a réalisé qu’il était nécessaire de mettre à jour son système de courriel Microsoft Exchange Server 2007, fonctionnant sous Windows Server 2003. Gilbert Sabat est le commissaire de l’information, de la technologie et de l’innovation des services (ITIS) de cette administration. Sous sa direction, le département a élaboré une vision pour les solutions de TI, et pas seulement les courriels, afin de faire avancer la région à l’aide d’idées axées sur l’avenir. Sa vision : des plateformes.

« L’idée derrière les plateformes, ou l’utilisation de plateformes comme service, était d’assigner des ressources de l’ITIS sur l’idée de l’innovation », annonce Norm Lim, architecte d’entreprise pour la région de Peel. « Nous voulions être proactifs plutôt que d’adopter le mode de combat opérationnel qui caractérisait notre approche auparavant. Nous avions une plateforme à combustion lente que nous devions remettre en bon état avant que nos citoyens et notre entreprise n’en subissent les conséquences. »

En entrant dans les détails des problèmes, M. Lim ajoute : « Notre main-d’œuvre était réellement désavantagée : des courriels constamment retardés, des problèmes et des pannes de courant fréquentes. » Il mentionne que lorsque M. Sabat a réalisé qu’il devait mettre à jour le système de courriel, il s’est concentré sur la définition des plateformes et l’étude de solutions qui répondraient aux besoins de l’entreprise. « L’une de ces plateformes était Microsoft Office 365. Migrer vers cette plateforme nous sortait de la routine des activités d’exploitation et libérait les TI afin qu’ils puissent se concentrer sur des technologies plus évoluées. »

Tournés vers l’avenir

Avant d’étudier des solutions infonuagiques, la région de Peel envisageait de passer à Microsoft Exchange Server 2013 sur place. « Nous avons réalisé que la configuration d’un système sur place aurait entraîné des efforts importants, déclare M. Lim. C’est à ce moment que les TI ont commencé à s’intéresser au nuage, mais d’un point de vue d’entreprise. » (Le département de l’ITIS agit comme une entité offrant des services, semblable à une entreprise, à l’intérieur du gouvernement.) « Nous avons comme règle générale de ne rien externaliser, mais nous ne pouvions pas ignorer une façon de fournir le service de courriel plus intelligemment. Du point de vue de la main-d’œuvre, c’était simplement logique. »

Afin de soutenir cet effort, l’administration a mis en place un plan pour un milieu de travail numérique. M. Lim explique : « Le plan ne concernait pas uniquement les courriels. Si les employés disent seulement : ”Oh, j’ai un ordinateur pour travailler. Je suis entré dans l’ère numérique“, ça ne suffit pas. Nous avions besoin de changer. Nous devions mettre en place une plateforme de base, et c’est exactement ce genre de milieu de travail moderne que nous offre Office 365. »

Marizen Saraza, chef de projet de la gestion du changement pour la région de Peel, est du même avis. « Nous avions commencé la migration des courriels vers Microsoft Exchange Online, explique-t-elle. Ce changement était important afin que notre travail soit plus productif, plus efficace, et ce, peu importe d’où nous travaillions. »

M. Lim ajoute : « L’une des caractéristiques clés d’Office 365 est Microsoft Azure Active Directory. Nous avons choisi d’utiliser Azure Active Directory Premium, qui est maintenant à la base de notre identité d’entreprise, afin d’offrir sécurité et flexibilité à nos employés. »

Permettre aux employés de travailler de n’importe où

M. Lim affirme que Skype Entreprise Online deviendra non seulement un moyen de communication en ligne, à distance, pour les employés, mais aussi, potentiellement, l’unique mécanisme de communication pour l’organisation. « Pour ajouter la fédération à l’équation, la communication avec les municipalités voisines et les interactions avec le public en seront facilitées, dit-il. Cet outil en est alors encore plus essentiel. »

Il ajoute ensuite : « Certains employés nécessiteront la flexibilité que procurent les applications Office en temps réel sur leurs appareils, tandis que d’autres utiliseront les applications Office Online uniquement pour leurs tâches quotidiennes. » Il souligne que, tant que l’accès sous-jacent aux données et la sécurité de ces dernières ou du contenu sont bien mis en œuvre et pris en charge, les applications Web répondront aux besoins de l’organisation.

Se connecter au monde extérieur avec une meilleure sécurité

M. Lim souligne également l’importance de permettre aux employés de se connecter à Office 365 lors de leurs déplacements. C’est pourquoi, grâce à l’authentification multifacteur et à Azure Active Directory Premium, les employés de la région de Peel peuvent accéder aux composants d’Office 365 de n’importe où et sur presque n’importe quel appareil. « Nous avons présentement une gestion des politiques à accès restreint, de sorte que seuls les employés peuvent se connecter aux systèmes internes. Nous prévoyons cependant mettre en place une procédure plus sécuritaire pour pouvoir accéder aux systèmes à partir de l’extérieur », déclare M. Lim.

La région de Peel tente d’éliminer les niveaux de sécurité requis pour accéder aux renseignements de l’entreprise afin de pouvoir profiter pleinement de la puissance et de la simplicité de la sécurité des services infonuagiques. « Nous voulons que toutes les connexions permettent d’accéder à Office 365 sans RPV ou toute sorte de tunnels, dit M. Lim. C’est une possibilité emballante. »

Développer une organisation axée sur la technologie

La région de Peel vise à enrichir l’expérience mobile de ses employés. « Office 365 est une technologie connectée, dit M Lim. Nous apprenons à notre personnel que les options du travail hors ligne sont limitées. Certains disent : ”Je voudrais une application ou une solution fonctionnant hors ligne“, et nous leur répondons : ”Non. Vous avez besoin d’une connexion, car elle garantit presque que vous obtiendrez la bonne information au bon moment et au bon endroit. “»

M. Lim aide l’organisation à réaliser que la flexibilité et la facilité sont offertes par une solution infonuagique. Il cite son travail au quotidien comme exemple : « Maintenant, peu importe où je suis ou ce que je fais, je dois seulement allumer l’ordinateur et me connecter pour que tout fonctionne. » Conscient à quel point les tâches des employés pourraient être facilitées, il ajoute : « Pourquoi n’adopterions-nous pas une méthode qui éliminerait les tâches occupant de 85 à 90 pour cent des responsabilités opérationnelles de notre personnel de TI? Voilà pourquoi nous utilisons Office 365. »

Une stratégie pour faire travailler le nuage

M. Lim confirme que de passer à Office 365 n’est qu’une partie d’un plan plus large, c’est-à-dire de créer un environnement de TI dans le nuage : « Nous voulons surtout nous inspirer de services hébergés et infonuagiques pour créer la base de notre nouvelle technologie. Il faut penser à nos utilisateurs finaux et, bien sûr, aux citoyens. » Il ajoute que la philosophie du département consiste à s’éloigner de la façon de penser traditionnelle. « La bureaucratie et la politique peuvent nuire à l’innovation et à la créativité, mais notre commissaire nous a aidés à surmonter ces obstacles », dit-il,

avant d’ajouter : « Les gens peuvent être méfiants face au changement. C’est pourquoi nous avons d’abord annoncé notre projet comme une simple mise à jour pour les courriels. Les employés se sont retrouvés avec une plus grande boîte de réception. Mais cela représentait aussi un changement fondamental, car de meilleures solutions technologiques donnaient plus de moyens et d’indépendance à notre main-d’œuvre.

L’importance de la gestion de documents gouvernementaux

Le département de l’ITIS croit qu’Office 365 perfectionne la sécurité des environnements, réduit l’encombrement des TI et améliore l’efficacité, autant du point de vue des TI que de celui des utilisateurs finaux. Cela signifie également que les communications en sont améliorées, ce qui produit un milieu de travail flexible et des façons plus intelligentes de travailler, en plus d’accorder des moyens et de l’autonomie aux employés afin qu’ils s’affairent en toute sécurité et efficacité à l’aide d’une technologie appropriée et rentable. Cela signifie donc qu’un objectif clé de ce projet consiste à centraliser la gestion de documents sécurisés. Soulignant ce fait, Michael Haughey, superviseur en gestion de l’information pour la région de Peel, conclut : « La gestion des courriels avec Office 365 est géniale. Office 365 nous offre une façon de gérer le contenu des courriels, pas seulement pour l’archiver et le conserver, mais aussi pour intégrer les documents et les dossiers du gouvernement. Office 365 rend cette procédure fluide et bien plus simple. »

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