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City of Burlington & eScribe

Par Microsoft le mars 28, 2017

Archivé sous Microsoft dans le secteur gouvernemental

La gestion de réunions eSCRIBE apporte une meilleure transparence tout en faisant gagner des semaines en matière de temps à la ville de Burlington

La tendance vers un gouvernement plus intelligent, plus transparent et automatisé encourage le changement dans la ville de Burlington. De nouvelles technologies sont actuellement mises en place afin de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité et de permettre aux citoyens d’accéder plus rapidement à l’information. Récemment, la ville de Burlington a décidé de déployer eSCRIBE sur Microsoft Azure.
Grâce à eSCRIBE, les fonctionnaires et les représentants élus ont pu éliminer le papier et automatiser des heures de processus manuels passés à copier, assembler et distribuer des classeurs de comptes-rendus, des points à l’ordre du jour, des tâches et des rapports. Désormais, tout est en ligne, accessible et sécurisé dans les centres de données infonuagiques canadiens de Microsoft. La gestion complexe de l’information et des tâches générées par de multiples réunions, ordres du jour, comités, sous-comités et participations de citoyens est accessible immédiatement, de manière simple et sécurisée.

Ville de Burlington – engagée dans la croissance viable
Dans le hall de la mairie de Burlington, Ontario, on peut lire l’inscription suivante : « Un lieu où les gens, la nature et les entreprises prospèrent ». Désignée à plusieurs reprises comme l’un des meilleurs endroits où vivre au Canada, la ville de Burlington s’engage dans l’innovation, la croissance viable et dans la création d’un sentiment de confiance avec ses meilleurs atouts : ses électeurs.

Un bon gouvernement = une valeur exceptionnelle pour les citoyens
Afin de fournir une gouvernance avant-gardiste à ses citoyens, la ville s’appuie sur quatre comités permanents qui recueillent des renseignements provenant des délégations publiques et soumettent des recommandations au conseil en ce qui concerne la finance, la planification et la création, les transports et les routes, les parcs et les loisirs, les services de TI, les ressources humaines, les comités consultatifs de citoyens et bien plus. Une centaine de rapports sont produits chaque année; ils permettent une prise de décisions, une transparence et une responsabilité éclairées – en d’autres termes, tout ce qui fait un bon gouvernement.

Réunions, gestion et administration
Comme on pouvait s’y attendre, les réunions sont à l’ordre du jour à la mairie. Néanmoins, la complexité de l’organisation des réunions et de la préparation des ordres du jour pour les membres de nombreux comités, sous-comités, services et du conseil même est laborieuse si les procédés doivent se faire à la main et sur papier.

Danielle Manton, responsable des services aux comités et à l’élection, se rappelle comment cela était avant eSCRIBE : « Tout était fait manuellement. Il est quasiment impossible d’essayer de quantifier le nombre d’heures passées à la préparation. La compilation de rapports prenait des mois et l’élaboration des ordres du jour prenait deux jours par comité. »

Embourbée dans le manque d’efficacité, la ville a reconnu devoir remplacer ses processus manuels sur papier par un système automatisé de gestion des réunions. En plus de garder les employés et les représentants de la ville organisés et sur la bonne voie, l’application devait pouvoir livrer les renseignements actuels directement dans les mains des intervenants et les rendre accessibles à partir de n’importe quel appareil, éliminant ainsi le besoin d’utiliser d’énormes quantités de papier pour imprimer les rapports.

En outre, la ville savait que les processus d’automatisation seraient la garantie qu’aucune étape n’avait été omise, tout en rendant disponibles en ligne les renseignements essentiels de manière quasi instantanée pour les intervenants.

En 2011, la ville a engagé une entreprise qui prétendait posséder la technologie adéquate. La mise en œuvre a traîné sur plus de deux longues années et, au bout du compte, la solution n’a pas atteint son potentiel espéré. « Nous avons fini par l’utiliser uniquement pour les ordres du jour et pour le suivi des rapports, et nous avions déjà un système qui prenait en charge tout cela », a ajouté Mme Manton.

Malgré le résultat décevant, la ville n’a pas baissé les bras. En 2016, la ville a rencontré les experts d’eSCRIBE en matière de gestion de réunions, et un partenariat dynamique a vu le jour. « Nous avons rapidement vu les lacunes de leur système et nous savions que notre offre complète pour réunions en six étapes fournirait des résultats immédiats », a déclaré Paul Mackin, vice-président à eSCRIBE.

eSCRIBE sur Microsoft Azure – fiabilité et propriété des données dans le nuage
La solution de gestion de réunions et d’ordres du jour d’eSCRIBE offre des économies et une efficacité considérables dans une offre automatisée respectueuse de l’environnement. Et comme elle a été créée sur le nuage entièrement canadien de Microsoft – Azure – la ville de Burlington peut être sûre à 99,9 % que la disponibilité, la flexibilité, l’évolutivité infinie et le niveau de sécurité ne peuvent être égalés par d’autres fournisseurs de services infonuagiques. Grâce aux fonctions de chiffrement et à la satisfaction des exigences en matière d’hébergement, l’information reste là où elle est supposée être, accessible en tout temps et en tout lieu lorsque nécessaire.

« Le fait d’offrir eSCRIBE sur Microsoft Azure est d’une valeur exceptionnelle pour nos clients du secteur public qui essayent d’en faire plus avec moins, tout en étant soumis à l’examen public », a ajouté M. Mackin. « Le nuage équivaut à un temps de mise en œuvre plus rapide ainsi qu’à des coûts d’exploitation réduits, étant donné que le besoin d’acheter et d’entretenir une infrastructure est éliminé. Les centres de données canadiens de Microsoft respectent les exigences canadiennes en matière de confidentialité et de propriété. Les données restent en sol canadien en tout temps. »

eSCRIBE et Microsoft CityNext
eSCRIBE est un fier partenaire de Microsoft depuis un certain temps déjà, et a été l’une des premières entreprises technologiques à rejoindre le consortium CityNext de Microsoft. CityNext est une initiative de Microsoft qui a été mise en œuvre pour offrir une grande variété de solutions axées sur la création d’activités plus efficaces des administrations locales. Les villes, les municipalités et les cantons font tous face aux mêmes défis qu’un gouvernement plus vaste, mais disposent de budgets considérablement plus petits pour les relever.

Les solutions de Microsoft CityNext offrent des options sécuritaires, abordables et innovantes aux organes directeurs locaux afin que ceux-ci puissent :

  • réduire les coûts;
  • outiller les fonctionnaires et les représentants élus;
  • assurer la transparence;
  • offrir de l’information en libre-service en tout temps aux citoyens;
  • partager la valeur des électeurs.

Les avantages d’eSCRIBE
En tant que solution infonuagique créée sur Microsoft Azure, eSCRIBE aide les villes et les municipalités en offrant :

  • une plateforme unique pour trier, gérer et distribuer les rapports et les ordres du jour aux bonnes personnes, au bon moment;
  • une complexité réduite dans la gestion des réunions et des personnes, avec très peu d’erreurs;
  • une meilleure collaboration entre les comités et les responsables;
  • une transparence améliorée – les membres du conseil, les employés municipaux, les électeurs et les intervenants peuvent avoir accès à l’information en ligne depuis n’importe quel appareil;
  • des fonctionnalités en ligne qui maintiennent les électeurs à jour et engagés;
  • une diminution de l’empreinte de carbone grâce à l’élimination d’énormes quantités de papier.

La ville de Burlington a personnalisé l’application en y ajoutant sa propre page de conseils rapides et de FAQ, et en y intégrant son site Web interne.

Simple à apprendre – le personnel interne forme les autres
Le programme de formation pour les formateurs d’eSCRIBE en a facilité l’adoption. Les auteurs de rapports peuvent revenir aux séances de formation mensuelles menées par les greffiers des comités permanents, qui sont rapidement devenus des experts dans la façon d’utiliser le système.

Bien que le logiciel soit en lui-même impressionnant, les employés de la mairie étaient plus que reconnaissants pour le leadership et la compréhension dont a fait preuve eSCRIBE tout au long de la transition. Comme l’explique Mme Manton, « Les experts d’eSCRIBE écoutent les clients. Le changement comporte toujours des défis, et même si nous avions pris un engagement par rapport au nouveau système, nous nous sommes parfois entêtés à en demander davantage. Les experts d’eSCRIBE ont toujours répondu. Ils étaient clairs, honnêtes et professionnels – c’est la raison pour laquelle ce sont des experts. »

Tout ça, et écologique en plus!
Depuis le déploiement de la solution de gestion de réunions et d’ordres du jour d’eSCRIBE, la ville de Burlington a réalisé des économies de temps, de ressources et de coûts de papier. Le plus important, peut-être, est leur capacité à être entièrement transparents et accessibles – un engagement qu’ils prennent très au sérieux.

Les ordres du jour sont produits automatiquement, les réunions sont menées efficacement et le temps est davantage consacré aux activités plus importantes, voire essentielles.

Les rapports qui prenaient normalement deux semaines à publier sont désormais disponibles en ligne en 24 heures. Cela signifie que de nombreux comités consultatifs de Burlington, dont le vaste mandat couvre tout, de l’évaluation des bandes cyclables aux enjeux de la génération Y, sont capables d’observer et d’assurer le suivi des résultats des réunions des comités et du conseil. Et comme l’information est directement accessible, les citoyens et les entreprises de Burlington peuvent davantage s’engager et participer en ce qui concerne les questions relatives à leur ville. Danielle Manton indique qu’ils peuvent désormais « faire volte-face en se basant sur les commentaires de la collectivité ».

Et c’est une solution respectueuse de l’environnement qui soutient les initiatives environnementales défendues par la ville de Burlington. « Les avantages sont énormes », a conclu Mme Manton. « Nous aimons vraiment eSCRIBE. Ils nous ont aidés à atteindre un niveau d’efficacité qui continuera à avoir une influence significative pour les années à venir. »

Suscitez l’intérêt de vos clients
Grâce au gestionnaire de réunions eSCRIBE, les citoyens peuvent désormais facilement faire part de leurs commentaires, qui peuvent être saisis, enregistrés et partagés avec les représentants élus et les fonctionnaires, permettant ainsi la collaboration, la transparence et un dialogue bilatéral significatif.

Outillez vos employés
Le gestionnaire de réunions eSCRIBE a permis d’éliminer des centaines d’heures passées à préparer l’ordre du jour des réunions, les procès-verbaux et les rapports pour le conseil municipal, les comités, les sous-comités et le public, garantissant ainsi transparence et responsabilité ainsi qu’un accès à l’information amélioré pour la prise de décisions.

Optimisez vos activités
Grâce à eSCRIBE, les fonctionnaires et les représentants élus ont pu éliminer le papier et automatiser des heures de processus manuels passées à copier, assembler et distribuer des classeurs de comptes-rendus, des points à l’ordre du jour, des tâches et des rapports. Désormais, tout est en ligne, accessible et sécurisé dans les centres de données infonuagiques canadiens de Microsoft.

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