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Microsoft Project & Aston Martin story

By Microsoft Team on 5 de enero 2018

Archivado en Roles

Después de 104 años fabricando coches de gran belleza, Aston Martin Lagonda mira hacia el próximo siglo con una línea de modelos excepcional y ampliada. La empresa pretende producir más coches para un público más amplio a un ritmo más rápido, manteniendo intacto su sello de calidad a medida. Aston Martin va firmemente por el camino de acelerar la producción mediante el uso de las herramientas digitales de Microsoft 365 para potenciar la creatividad de los empleados, la información y el trabajo en equipo, yendo más allá de los límites del rendimiento y el estilo para conseguir la experiencia de conducción definitiva.

Bello. A medida. Británico. El coche preferido de 007. Una de las marcas más emblemáticas del mundo. Aston Martin no necesita presentación. Su patrimonio, 104 años de diseño visionario y atención personal al detalle, define el encanto de cada coche de Aston Martin.

«Conducir un Aston Martin tiene que ver con la experiencia. Sale del corazón y es personal», dice Andrew Palmer, director general de Aston Martin Lagonda. «Cada vehículo que producimos es un reflejo único de los sueños y deseos del propietario traducidos por nuestros ingenieros y artesanos en una forma de belleza única. Eso es lo que hace que la marca de Aston Martin cobre vida, solo un cliente a la vez».

Todo ocurre en unas instalaciones de vanguardia en el campo británico. «La gente viene a Gaydon para hacer el mejor trabajo de su carrera», dice Palmer. «Somos solo 2000. Para Aston Martin, pequeño equivale a potente y ágil».

«Sin embargo, se necesita más que el talento de nuestros empleados para llevar un coche bello al mercado», añade Simon Sproule, vicepresidente y director de Marketing en Aston Martin Lagonda. «Crear un automóvil de nuestro calibre implica uno de los procesos de fabricación más complejos de cualquier industria. Necesitamos los mejores sistemas, tecnología y herramientas de colaboración que podamos encontrar. Para entregar todos los coches a tiempo y dentro del presupuesto, Aston Martin gestiona su negocio con Office 365».

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Mil componentes de belleza

Hay aproximadamente 1000 componentes en el último coche deportivo de Aston Martin, el DB11. Detrás de cada componente hay un empleado que siente un orgullo personal al certificar su calidad. Es un compromiso compartido que se puede ver a través de todo el proceso de fabricación, desde el dibujo inicial de la silueta del coche por parte de un diseñador a Palmer inspeccionando personalmente los primeros 1000 componentes del DB11 que salieron de la línea.

«Lo que es único de trabajar en Aston Martin es que todo lo que hace cada persona se ve reflejado en algo que sucede después en un coche», dice Sally Leathers, ingeniera jefe de Electricidad y electrónica de Aston Martin Lagonda. «Fue fantástico para mí ser capaz de mirar bajo el capó del DB11 y decir: “Este es mi motor, yo lo hice”. Sé que el resto del equipo directivo siente lo mismo. La creatividad y la innovación se ven impulsadas cuando podemos compartir nuestras mejores prácticas y nuestro entusiasmo. Somos como una gran familia, donde todo el mundo está entusiasmado por lo mismo».

Esos 1000 componentes se han unido para hacer un todo de enorme belleza, gracias a procesos colaborativos que pueden llevar entre 200 y 2000 horas, y en los que participan cientos de personas para cada coche. «Los coches que creamos son el espejo de nuestra organización», dice Sproule. «La colaboración es nuestra cultura. Así, cuanto más compartimos ideas, más impulsamos la innovación y creatividad. Cuanto más compartimos datos y trabajamos en equipo, más eficiente es nuestra producción. Por eso usamos Office 365».

El segundo siglo

Aston Martin revoluciona la producción bajo un nuevo plan audaz para los próximos 100 años, compartir datos e ideas dentro de los equipos y los departamentos es incluso más importante. Con el Second Century Plan (Plan del segundo siglo), Andrew Palmer desafió a la empresa a entregar siete nuevos modelos de automóvil, a 7000 unidades por año, en un ciclo de siete años. Comenzó con el DB11. En 2017, será un nuevo Vantage, y en 2018, un nuevo Vanquish. En 2019, Aston Martin presentará el DBX, su primer SUV, dando a la marca entrada en un nuevo mercado. En el camino, relanzará el Lagonda y comenzará el desarrollo del coche conectado, ampliando la cartera de la compañía y atrayendo a toda una nueva generación de clientes.

«Nuestro reto es dar la capacidad a las personas para lograr un ritmo de lanzamiento de producto sin precedentes en 104 años», dice Sproule. «Al mismo tiempo, ¿cómo mantenemos esa conexión personal con los coches y nuestra famosa calidad artesanal? Vemos las herramientas de colaboración de Microsoft 365 como esenciales para la transformación de nuestro negocio».

Colaboración mejorada

Supervisar una mayor cartera de proyectos en el Second Century Plan se complica por el hecho de que Aston Martin es una empresa con múltiples centros, gracias a una nueva base del desarrollo de vehículos en el parque tecnológico MIRA, en Warwickshire, y una nueva planta de fabricación en Gales del Sur. Los centros de prueba y los proveedores se ubican alrededor del mundo, pero junto con el correo electrónico basado en la nube Microsoft Exchange Online, Mark Stringer, director de Administración de programas de Aston Martin Lagonda, usa Skype Empresarial Online para eliminar la distancia con videollamadas en tiempo real que mantienen el impulso.

“Tanto si estamos comunicando un plan de distribución a un proveedor como si hablamos de una prueba de funcionamiento en el sur de Italia, las herramientas de colaboración de Microsoft son inestimables”, dice Stringer. «Recuerdo una mañana en el circuito de pruebas con el DB11, estábamos recopilando actualizaciones de rendimiento para presentárselas a la Junta Directiva esa tarde. Se estaba haciendo tarde y mientras conducía de vuelta a Gaydon, mi colega en el asiento trasero trabajaba en un portátil utilizando su teléfono móvil para conectarse para agregar las estadísticas finales a nuestra presentación de Microsoft PowerPoint y subirla a OneDrive. Ya en Gaydon, fuimos directamente a la reunión, con nuestra presentación completa y lista».

Información empresarial mejorada

Ahora que Aston Martin está acelerando la producción, el valor de sus datos se vuelve aún más importante. «Los datos son uno de los activos vitales de cualquier empresa automovilística. Probablemente creamos ahora, en un año, más datos que los que la empresa generó en los últimos 103 años», dice Palmer. «Y para mejorar la agilidad, se necesitan las herramientas y los procesos que te permiten tomar buenas decisiones usando los datos».

Aston Martin utiliza los paneles de Microsoft Power BI para manejar sus datos. «Con Power BI, estamos transformando información en conocimiento», dice Neil Jarvis, director de Tecnologías de la información y seguridad de la información en Aston Martin Lagonda. «La sencillez de los paneles y la riqueza de los datos está generando interés en toda la empresa».

El objetivo es ofrecer siempre un coche a tiempo y sin salirse del presupuesto. Pero cuando surgen problemas, los empleados usan los paneles de Power BI para concentrarse en una métrica problemática y resolver el problema. «Encontramos Power BI enormemente útil para combinar la información de una multitud de fuentes, de forma que inmediatamente podemos ver una señal de alarma en el estado o métrica del proyecto», dice Stringer. «Cuanto antes veamos el problema, más rápido podremos solucionarlo para mantenernos dentro del plazo».

Creatividad potenciada

Diseñar un coche exquisito comienza con una sola idea, pero requiere de un equipo para hacerla realidad. Cuatro años antes de que Stringer y su compañero presentaran las estadísticas de rendimiento del DB11 a la junta de Aston Martin, el modelo del coche solo existía en la mente de un diseñador. Fueron necesarios esfuerzos de colaboración en los equipos de ingeniería de concepto, fabricación, marketing de producto y finanzas para llevar esa visión al final de la línea de producción. «Si nos comunicamos perfectamente con otros departamentos, logramos una visión holística y todo está alineado», dice Marek Reichman, director creativo de Aston Martin Lagonda. «De lo contrario, conseguimos una hermosa escultura que no va a ningún lado».

Según Reichman, la capacidad para acceder y compartir información potencia el proceso creativo e impulsa el trabajo en equipo en Aston Martin. «Para lograr nuestros objetivos para el próximo siglo, nuestros diseñadores no pueden esperar a obtener información. Veinticuatro horas marcan una diferencia en el estudio de diseño», dice. «Utilizamos las herramientas de productividad en la nube de Microsoft cada día para asegurarnos de que los equipos tienen la información correcta, justo cuando la necesitan». Eso maximiza su energía creativa, que se traduce en la emoción visual que se puede ver en el diseño del coche, y eso es a lo que nuestros clientes responden».

Nueva estrategia de la plataforma

Desde su perspectiva como ingeniera jefe, Leathers describe la electrónica como el alma del coche, que toca cada componente del vehículo y define la interfaz hombre-maquina. Asimismo, los ingenieros eléctricos se tienen que coordinar con personas de todas las áreas del desarrollo del producto, que incluyen la carrocería, la trasmisión, el chasis y los detalles interiores. Esto es especialmente importante dadas las nuevas cuotas de producción que se esperan de su departamento.

«Para entregar los coches a tiempo, estamos diseñando un tipo de carrocería inferior y un conjunto de componentes eléctricos que podemos reutilizar en plataformas de vehículos diferentes», dice Leathers. «Eso significa que necesitamos comunicarnos de diferentes maneras, con más interacción entre los ingenieros de la plataforma y los ingenieros de la aplicación de programas de vehículos que modifican la plataforma para crear diversos coches. Antes, los equipos trabajaban en silos en cada modelo diferente, así que había menos necesidad de colaboración».

Para facilitar este trabajo en equipo, Leathers y sus colegas utilizan los sitios de equipo de Microsoft SharePoint Online para almacenar toda la información generada durante el desarrollo de un coche, desde el prototipo hasta el modelo final. «Tanto si se trata de plazos, presupuestos, diseños CAD o presentaciones para la junta de un proyecto, es fácil buscar y encontrar lo que necesitas en SharePoint», dice Leathers. «También tengo autoservicio de acceso a datos en los paneles de Power BI desarrollados por el equipo de gestión del proyecto, por lo que puedo administrar mis recursos fácilmente».

Para fabricar cada uno de los componentes de un coche es preciso hacer una cuidadosa planificación, desde programas de diseño a plazos de suministro y mejoras continuas hasta llegar a la fase final de producción. Leathers y sus compañeros de equipo usan Project Online para «aglutinarlo todo».

«La gestión del tiempo es crucial», dice Leathers. «Utilizamos las dependencias de tareas en Project Online para garantizar que nada se sale del camino, incluso si un proveedor de repente no puede cumplir una fecha de entrega. Así sabemos que siempre se alinean nuestros puntos de compatibilidad críticos entre los diferentes elementos de diseño, lo que significa que obtenemos un producto más cohesionado y un coche de calidad superior en la fase de desarrollo. En última instancia, esto significa un coche mejor para el cliente».

Administración de recursos mejorada

Stringer y su equipo de administración de programas utilizan también Microsoft Project Online para racionalizar el nuevo ritmo de producción. Gestionan una cartera de programas de nuevos vehículos, desde el concepto hasta la producción, pasando por el contacto con diseñadores, ingenieros, fabricantes y distribuidores a través de la empresa. En lugar de trabajar en un programa cada vez, Stringer ahora supervisa hasta 10 programas al mismo tiempo.

«Para gestionar este nivel de actividad, tuvimos que cambiar nuestra forma de trabajar para que fuese incluso más colaborativa y eficiente con el tiempo y los recursos con los que contábamos», dice Stringer. «Project Online es imprescindible para nuestra nueva forma de hacer negocios. Dentro de nuestros 10 programas, los recursos internos, entre el 20 y 30 por ciento de los costes totales, fluctúan con el tiempo. Al mirar la totalidad de la cartera, podemos modificar la asignación de recursos y los plazos a través de programas. Utilizamos el mismo número de personas, pero de forma más inteligente, así que somos más eficientes y generamos más ingresos».

Seguridad basada en el diseño

Una colaboración más estrecha requiere un acceso a la información móvil y confiable para que los miembros del equipo nunca tengan que esperar para obtener una respuesta o pasar a la siguiente etapa de desarrollo. Pero el valor de la propiedad intelectual de la empresa significa que, para Aston Martin, la movilidad no debe conseguirse nunca a expensas de la seguridad. A medida que la empresa avanza con su Second Century Plan, Jarvis mira hacia las tecnologías en la nube de Microsoft, como Microsoft 365 Enterprise, para que le ayuden. Esta solución combina Office 365, Windows 10 y Enterprise Mobility + Security.

«Todo lo que utilizamos tiene que ser seguro por diseño, mediante la adopción de Office 365 podemos mover nuestros datos desde los dispositivos de los empleados a OneDrive, donde están salvaguardados en el entorno de Microsoft en la nube», dice Jarvis. «Los empleados dependen menos de un dispositivo determinado, pueden trabajar desde cualquier lugar, y tenemos el grado de seguridad que necesitamos para nuestra propiedad intelectual. Y con las capacidades de Digital Rights Management dentro de Office 365, obtenemos otro elemento de control, al especificar quién puede acceder a los documentos que compartimos de forma interna y externa. Microsoft 365 nos lleva un paso más allá al integrar la sencillez de la gestión basada en la nube y los servicios permanentemente actualizados, y a la vez ofrecer soluciones inteligentes de seguridad adicionales para ayudarnos a evitar las amenazas avanzadas antes de que afecten a nuestra red».

Mayor fiabilidad para el sitio público

Aston Martin aprovecha las ventajas de la plataforma de informática en la nube de Microsoft Azure para alojar su sitio web público. El sitio web aloja una popular herramienta que permite a los clientes desarrollar el coche Aston Martin de sus sueños. Llamado Car Configurator, es un dispositivo clave de marketing que refuerza el enfoque interactivo y personal de las relaciones con el cliente. Es importante que el sitio funcione tan bien como cualquier coche de Aston Martin.

«Llevar nuestros sistemas orientados al cliente a la plataforma de nube de Microsoft tiene sentido tanto desde la perspectiva de la seguridad como de la disponibilidad», dice Jarvis. «La infraestructura que Microsoft ha implementado en el desarrollo de la nube de Azure es impresionante. Además, la diligencia de Microsoft en el mantenimiento del entorno supone que no nos preocupamos por la integridad de nuestros datos y logramos cifras de disponibilidad mucho mejores a un coste mucho menor».

Jarvis está convencido de que todo en su equipo de TI se alinea con los objetivos del Second Century Plan. «Es una piedra angular de nuestra estrategia para el futuro», concluye. «Las herramientas que elegimos para los empleados tienen que ofrecen un retorno de la inversión significativo. En Aston Martin, estamos utilizando las tecnologías en la nube de Microsoft, como Office 365, para recorrer el camino que tenemos por delante».

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